KIAT-KIAT MENGHADAPI RAPAT PADA PERUSAHAAN ATAU INSTITUSI

Untuk sebagian pegawai, mendengar kata "rapat" kadang kala akan terdengar menakutkan bahkan menjadi momok yang harus dihindari. Aktivitas rapat memang sudah menjadi hal yang lumrah serta biasa dihadapi dikantor manapun. Guna membahas permasalahan tertentu serta merumuskan strategi dalam rangka memajukan perusahaan atau institusi. Namun, rasa ketakutan-ketakutan bahkan demam panggung sering terjadi dimana saat ditunjuk untuk berbicara atau berpresentasi didepan rapat. Terlebih apabila rapat dilakukan dalam suasana formal atau menghadapi client dari mancanegara, buliran keringat dingin mengalir dengan manis dan berlomba-lomba dalam bercucurannya hal itu terjadi karena ke khawatiran melakukan adanya kesalahan.

      Sebaiknya pandanglah positif suatu rapat pada perusahaan atau institusi tersebut, justru disitu akan terjadi penemuan potensi yang patut digali sekaligus belajar untuk mengembangkan diri. Saat rapat hindarilah sifat pasif, terlebih jika memiliki kucuran ide-ide segar yang aplikatif bagi perusahaan atau institusi kemukanlah tidak hanya menjadi penghias lubuk hati.

     Kadangkala yang menjadi hambatan mengungkapkan permasalahan dalam  rapat pada perusahaan atau institusi adalah kurangnya rasa percaya diri, grogi, gelisah dan sebagainya. Maka akibatnya tanpa sadar akan berbicara berputar-putar tidak fokus bahkan tidak langsung pada pokok permasalahan. Demi keikutsertaan dalam rapat berjalan dengan baik maka sebaiknya cermatilah hal-hal sebagai berikut :

1. Siapkan materi dan bahan
     Persiapan sebelum rapat itu penting, tentunya siapapun tidak menginginkan rapat berjalan tanpa keputusan karena agenda yang akan dibahas tidak lengkap. Maka dari itu dalam persiapan rapat siapkan mulai dari materi yang akan didiskusikan hingga peralatan penunjangnya, dalam hal ini salah satu contoh adalah dengan mempersiapkan materi untuk persentasi, catatan-catatan kecil, serta
peralatan seperti proyektor, laptop, serta viewer. Bisa dibayangkan apa yang terjadi seandainya laptop rusak atau berkas yang akan digunakan teryata belum siap.

2. Pendengar yang baik
    Apabila ingin mengikuti alur dalam rapat, simaklah materi dan pembicaraan dalam rapat. Cobalah untuk fokus pada topik yang tengah diperbincangkan. Dengarkan pendapat tiap peserta rapat yang hadir, hal tersebut akan berimbas dalam memberikan respons yang relevan.

3. Ide segar
    Memiliki ide yang kreatif? Sumbangkanlah dalam rapat, kemukakan pemikiran atau pendapat yang relevan dengan topik permasalahan yang sedang dibahas, daripada disimpan lebih baik diutarakan dalam rapat agar ide-ide tersebut bisa terealisasikan. Namun perlu diingat, hindari dalam memberikan solusi atau ide yang abstrak. Ide semacam ini akan sulit untuk dipahami bahkan kemungkinan besar tidak diterima dalam rapat tersebut.

4. Ringkas, berisi dan jelas
    Jadi, ketika hendak mengungkapkan pendapat, gunakanlah kalimat-kalimat yang efektif, ringkas serta mudah untuk dipahami. Tak perlu menggunakan bahasa-bahasa yang terlalu muluk, serta pastikanlah bahwa seluruh peserta rapat dapat mengerti maksud dan tujuannya dari pendapat atau ide tersebut dan mudah dalam mencernanya. Berbicaralah dengan intonasi yang tidak terlalu cepat dan suara yang pas.

5. Asah kemampuan
    Jika memiliki rasa kurang percaya diri, tidak ada cara lain kecuali berlatih dan berlatin untuk berbicara didepan khalayak umum, tetapi sebelumnya cobalah untuk berbicara didepan cermin terlebih dahulu atau didepan teman-teman.

Demikianlah kiat-kiat dan cara dalam menghadapi rapat pada perusahaan atau institusi yang disadur dari berbagai sumber semoga menjadi manfaat bagi siapapun yang berkenan membacanya.

Share this post

Berlangganan update artikel terbaru via email: